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列出任务清单,让工作效率翻倍

作者:
宏兴财税服务集团
来源:
www.hxkjzg.com
2019/07/23 11:58
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很多职场新人,经常抱怨自己工作太多,每天总有做不完的事。当他们需要同时面对3项以上任务时,便开始手忙脚乱。这节课,美国个人成长领域专家——博恩·崔西,和你分享:通过列出任务清单,让工作效率翻倍的3个步骤。

一、提前列出任务清单

很多人早上到公司,第一件事就是把当天的任务列出来,用来提醒自己哪些工作不能忘记。但很少有人能做到,下班后把第二天的任务清单也列出来。

如果你这样做,就会在晚上睡觉的时候,用潜意识来思考这些工作。早上醒来后,很有可能已经知道,如何用更少的时间把清单里的工作做得更好。

需要注意的是,遇到新任务时,不要犹豫,立即把它添加到清单里,直到这份清单包含你所有要做的事情。你就可以看清,哪项工作最重要,哪项工作是次要的。

根据时间管理专家艾伦·拉金所说,如果运用这种方法进行工作,会节省25%的时间。坚持3~4个星期之后,你将会养成为每一天、每一个项目去列清单的习惯,工作效率也会得到大幅度提高。

二、设置清晰的优先顺序

当手里已经有一份任务清单时,你必须思考:每项工作需要花费多长时间,比较合理?这些工作按照什么顺序做,最为合适?

博恩·崔西建议使用ABCDE分类法。也就是,把任务清单上的每一项任务,都和字母A、B、C、D、E对应起来:

A类任务,就是你必须要去做的事情。如果你没有做,或者没有准时完成它,将会出现非常严重的后果。

比如,一名电话销售人员,每天最重要的就是搜集客户资料,利用电话推销产品。如果忘记搜集客户资料,很可能一天都拿不下订单,严重影响工作业绩。

B类任务,是指你迟早要完成它,即使今天不做,也只会产生轻微影响的任务。

比如,老板要你2天后,做出一张活动海报。如果你今天没空,完全可以选择明天加个班,保证按时完成任务就可以。

C类任务,是指那些可做、可不做的事。

比如,检查邮件、给家里打电话、和同事一起喝咖啡,这些活动都是你喜欢的,但你是否去做,其实并没有任何实际影响。

D类任务,是指完全可以安排给其他人去做的事情。

比如,一位部门主管时间非常有限,类似于会议PPT、周报记录这些细小的工作,就属于D类任务,最好交给下属去做。

E类任务,是指之前可能很重要,但现在完全可以被剔除的工作。

比如,作为部门经理,你上个月有一个200万的项目,但由于各种原因,该项目被临时取消,无论它之前多么总要,你只需要把它从任务清单上剔除即可。

三、按照优先级处理任务

现在,你可以看看你的任务清单,把上面所有的任务,进行优先顺序标注。比如,把所有A类任务,依次标注成A-1、A-2、A-3……

这些阿拉伯数字,代表它在同类任务中的重要性。比如,A-1的意思是说,这个任务是A类任务中,最重要、最有价值的一个。在执行这类任务时,你一定要集中所有注意力,投入百分之百的精力。

这项法则虽然简单,却可以让你在工作中,执行任务的数量和质量都能提升1~2倍,它是员工拥有高绩效的关键。

以上,就是美国个人成长领域专家博恩·崔西,通过列出任务清单,让工作更高效的3个步骤:

1、提前列出任务清单;

2、设置清晰的优先顺序;

3、按照优先级处理任务。