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给居家办公会计人员的五个提醒!

作者:
宏兴财税服务集团
来源:
www.hxkjzg.com
2020/02/17 10:08
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【前言】 一场突如其来的疫灾,使居家远程办公模式得到大多数企业的许可,也成为诸多职场人士办公的首选,咱们会计人员亦不例外。本期大鹏说说会计人员居家办公需要注意的五个方面。

这段时间,大多数企业已经陆续开始复工,为了规避人员集中办公或当面接触可能引发集体感染新冠病毒的风险,许多企业的办公模式有了很大的变化,不再局限于公司定时定点办公,倡导错峰上下班灵活多样的办公模式,居家远程办公亦成了很多职场人士的首选。很多会计人员也在居家办公,提醒大家注意以下五个方面。

1、发布财务的公告

财务部门是公司所有部门和人员都要打交道的职能部门,不论是收款还是付款,不论是开具发票还是报销费用,都要咱们会计人员经办,非常时期,销售可以歇工、生产可以暂缓,但日常会计工作还得继续:发工资、收付款、开发票、编报表......一项都不能少。防疫期间,如果会计人员居家办公,开票、付款或费用报销等业务的办理时间和办理方式可能会发生改变,需要及时向公司员工发布公告或通知,提醒大家注意,并且标注会计人员的联系方式,以便遇到紧急或重大事项时可以联系。

2、采用灵活的方式

如果公司已有信息系统(OA、ERP等),大多数业务可以在信息系统中完成审批流程后处理,如果公司没有信息系统,则可以通过传统的邮件形式进行审批后处理。对于费用报销这种需要审核原始票据的特殊事项,可以要求经办人把原始票据拍照上传,随同流程先行审批支付,待后续疫情结束后再安排时间进行纸质审核。一句话,非常时期尽可能采取“非接触式”网上办理的模式,既要遵循内控制度,但方式方法又必须灵活多样,既要防范财务风险,但又不能影响业务的正常开展。

3、提高办公的效率

居家办公,处于宽松的办公环境,时间上很容易“公私”不分,工作效率可能会打折扣,这就需要我们制定工作计划,罗列出每天要完成的工作以及每项工作所需的时间,保持高度的自律性,严格按计划执行。会计工作繁多且琐屑,需要集中注意力,提高工作效率。建议办公期间尽可能少与家人闲谈,如果条件允许,可以选择家里的一处地方作为办公专用区,独自按照正常的办公时间作息。在家办公要有仪式感,衣着打扮尽可能与上班一样,保持与在公司办公一样的精神面貌和状态。

4、注意资料的保密

会计资料和财务数据是重要的会计档案,居家办公,我们免不了要把一些纸质资料或电子资料,以及网银的U盾、报税的金税盘等实物带回家,有的可能需要把公司电脑里的资料拷贝到家里的电脑上使用,不论如何,我们都要注意保管好带回家的实物或纸质资料,不得损坏或遗失,对数据电子资料要妥善保管,不得泄密或删除。因为居家办公,所以需要公私分明,工作上的信息或资料,不便也不能与家人共享,有关会计数据或会计资料,不论是有意还是无意泄露,都不甚妥当。

5、研读国家的政策

居家办公,省去了上下班的时间,我们可以充分利用这些时间,仔细研读最近国家和地方政府密集出台的有关防疫期间对企业的扶持政策和税收优惠政策,结合公司的实际情况,能用尽用,可享尽享,最大程度减少公司因为疫情造成的损失。同时,会计人员要做好公司近期的资金收支计划,及时与公司老总商讨缓解资金压力的方案,与采购、生产和销售等部门密切联系,了解这些部门对财务部门的诉求,如,销售需要开票、采购需要付款、个人需要报销等,及时做好应对预案。

虽然是居家办公模式,但是如果情况允许,建议咱们会计人员还是要不定期到公司里或企业生产现场去一下,实地了解业务对财务的需求,更好地发挥会计对业务的服务和支撑作用。在此提醒大家,现在是防疫的非常时期,每个人都要做好自我防护。

希望这场疫灾早点结束,我们可以尽快恢复正常的工作状态。